Innovation

INDUSTRI

INNOVATIVA LÖSNINGAR MED BILLBOX

ScanDoc är ett Göteborgsbaserat innovativt företag som arbetar med administrativ logistik. Företaget erbjuder produkter och tjänster som bidrar till tids- och kostnadsbesparande hantering av verifikat och leverantörsfakturor via internet.

Redan för drygt 10 år sedan utvecklade Scan-Doc den första versionen av morgondagens system för elektronisk hantering av leverantörsfakturor – BillBox.

– Det var den första helt renodlade molntjänsten för att processa leverantörsfakturor från A till Ö. Vi var först ut på marknaden även med affärsmodellen – att ta betalt endast för exakt förbrukning av antalet processade fakturor. Inga krångliga debiteringssystem som våra kunder måste ägna tid för att sätta sig in i. Det är ett koncept som gett framgång både för våra kunder och för oss, säger Thomas Åsén,marknadsansvarig på ScanDoc.

I början av året introducerades BillBox3, ett helt nytt system som ersätter BillBox. Systemet kommunicerar mycket snabbt har en vidareutvecklad attestdel och bildhantering.

– Med det digitala arkivet för dokumenthantering som standard kan man enkelt bifoga ett kvitto, följesedel, deltagarlista eller andra dokument till en faktura. Självklart kan du digitalisera och arkivera dina dokument i Bill- Box utan att behöva koppla det till en faktura. Dokumenten kan klassificeras efter typ och kopplas till en specifik leverantör. BillBox3 är effektivt, professionellt och enkelt att hantera.

– Systemet läser in samtliga fakturaformat på marknaden i samma fakturaström och har språkstöd för företag med internationell anknytning, säger Thomas Åsén. Inom BillBox finns smarta interaktiva kopplingar med så gott som samtliga ledande affärssystem på den svenska marknaden. I affärssystemet kommer kunderna även åt fakturabilden, vilket ses som en mycket praktisk funktion.

– Medarbetarna på ekonomiavdelningen kan ägna sig åt mer utvecklande arbetsuppgifter än att manuellt registrera fakturor och skicka runt pappersfakturor i organisationen, konstaterar Thomas.

Fakturaregistreringen och bokföringen blir mer effektiv genom BillBox logiska registreringsbild. Mallar hjälper dig med bl.a. kontering, EU-moms, automatisk fördelning mellan olika kostnadsställen och periodisering. Bill- Box lämpar sig särskilt väl för företag som är decentraliserade och hanterar komplexa flöden.

– Exempel på sådana kan vara bygg- och fastighetsbolag eller andra bolag inom entreprenadbranschen. Platschefen och andra medarbetare kan med hjälp av sin surfplatta eller annan mobil utrustning attestera och söka fakturor var dom än befinner sig. BillBox3 vänder sig även till andra tjänsteproducerande företag och i kundstocken finns de flesta branscher representerade. Systemet opererar från det lilla företaget till det stora och används därför även av redovisningskonsulter.

– Det som är mest uppskattat är att de personer som skall godkänna eller attestera fakturor snabbt får en överblick och kan komplettera med nya konteringsrader, projekt och kommentarer som sedan är sökbara. Man kan också styra om fakturor, få utlåtanden intern och externt och vid behov använda sig av ett praktiskt ersättarsystem vid organisatoriska förändringar eller semester. BillBox starka sökmotor har ett inbyggt analysverktyg som i olika kombinationer av konton, kostnadsställe, projekt snabbt ger besked om nedlagda kostnader etc. Men vi sitter inte still. Nya tekniker och funktioner är under utveckling.

Kontakta gärna oss för en provtur!

ScanDoc Administrativ Logistik AB

Telefon: 0702-23 38 61, 031-711 41 41

Läs gärna mer på www.scandoc.se

sales@scandoc.se

Share This Post :